Tratamiento de datos en el Sistema PQRSFD

Responsable

Fundación Universitaria CEIPA, institución de educación superior de derecho privado, reconocida mediante Resolución No. 6266 del 4 de mayo de 1983 del Ministerio de Educación Nacional. Domicilio principal: Calle 77 Sur No. 40-165, Sabaneta, Antioquia, Colombia. Teléfono (57-4) 4444961.

Canal oficial para ejercer tus derechos como titular: tratamientodedatos@ceipa.edu.co o este mismo buzón de PQRSFD, designado por el artículo 14 de la Resolución 006 de 2021.

Qué datos recogemos

• Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento.
• Contacto: correo electrónico y, si lo entregas, teléfono.
• Vínculo con la institución: tu calidad (estudiante, egresado, externo) y programa.
• Contenido de la solicitud: asunto, descripción y archivos que adjuntes.
• Datos técnicos: una huella criptográfica irreversible de tu dirección IP y de tu navegador. No conservamos la IP en claro.

Si radicas de forma anónima —opción disponible para denuncias— no recogemos ninguno de los datos de identificación ni de contacto. En ese caso el vínculo con tu caso es un código de seguimiento del que solo guardamos una huella criptográfica: ni nosotros podemos reconstruirlo.

Para que los usamos

• Atender, gestionar, resolver y notificar tu solicitud.
• Acreditar el cumplimiento de los términos legales de respuesta.
• Producir estadísticas agregadas para mejorar los servicios institucionales.
• Detectar y contener el uso abusivo del canal (envío masivo automatizado), única finalidad de los datos técnicos.

No usamos estos datos para publicidad, prospección comercial ni elaboración de perfiles.

Datos sensibles

Una queja o denuncia puede contener datos sensibles (salud, origen étnico, convicciones, vida sexual) o datos de menores de edad. Entregarlos es facultativo: no estás obligado a suministrarlos y puedes describir la situación sin ellos. Cuando los recibimos, se tratan con acceso restringido al personal estrictamente necesario.

Quién accede

El acceso está segmentado por rol. El área de Experiencia y Personas ve las solicitudes para clasificarlas; cada dependencia ve únicamente las suyas; y las denuncias con reserva solo son visibles para el comité de ética. Todo acceso a un expediente reservado queda registrado en una bitácora de auditoría.

Encargados del tratamiento

Para operar este canal usamos proveedores tecnológicos que actúan como encargados y solo tratan los datos por instrucción nuestra:

• Supabase — base de datos y almacenamiento de adjuntos.
• Render — alojamiento de la aplicación.
• Microsoft 365 — envío y recepción de los correos de acuse y respuesta, desde el buzón institucional de CEIPA. Es el mismo proveedor de correo que la institución ya usa, no uno adicional.
• Cloudflare — verificación de que quien radica es una persona.

Estos servicios implican transferencia internacional de datos: la información se aloja en centros de datos ubicados en Estados Unidos.

Cuánto tiempo los guardamos

El radicado y la constancia de gestión se conservan conforme a las tablas de retención documental de la institución. Los datos personales se conservan mientras subsista la finalidad; vencido ese término se disocian del expediente.

Tus derechos

Conforme a la Ley 1581 de 2012 puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, pedir prueba de la autorización, ser informado sobre su uso, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista un deber legal de conservarlos.

Escribe a tratamientodedatos@ceipa.edu.co o radica en este mismo canal una solicitud del tipo Consulta sobre mis datos personales o Reclamo sobre mis datos personales.

• Consultas: 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos antes de que venza y la atendemos a más tardar 5 días hábiles después (Art. 15, Resolución 006 de 2021).
• Reclamos: 15 días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Si el reclamo está incompleto te lo pedimos dentro de los 5 días siguientes, y si en 2 meses no completas la información se entiende desistido (Art. 16).
• Si CEIPA no es competente para resolver tu reclamo, lo traslada a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te informa (Art. 16 num. 5).

La supresión no borra el radicado: elimina de forma irreversible los datos que te identifican y deja la constancia de que la solicitud existió y como se atendió.